Praxisbedeutung und Anforderungen

Bedeutung und Zweck von Stellenbeschreibungen

Mit dieser Publikation möchten wir anhand zahlreicher Beispiele aufzeigen, wie dieses Organisations- und Führungsinstrument seine Aufgabe und Zielsetzung in der Unternehmenspraxis optimal erfüllt.

Stellenbeschreibungen sind – genau gesehen – nie aktuell. Sie erfordern für Ausarbeitung und Pflege viel Zeit, damit Sie auch dauerhaft ein nützliches Organisations- und Führungsinstrument sein können.

Die Stellenbeschreibung ist keine Stellenausschreibung (!), sondern ein Instrument der zeitgemässen Menschenführung und Betriebsorganisation und definiert eine Stelle in den wesentlichen Kernaspekten hinsichtlich folgender Kriterien: Unter- und Überstellung in der Organisation; Ziele der Stelle; Aufgaben der Stelle; Kompetenzen (Befugnisse) und damit auch Verantwortung; Stellvertretung (passive und aktive). Von allen Organisationsmitteln weist die Stellenbeschreibung den höchsten Detaillierungsgrad hinsichtlich der oben genannten Merkmale auf. Sie vermittelt Einsicht in die Einordnung des einzelnen Stelleninhabers in das Gesamtgefüge von Führung und Organisation. Die Bedeutung der Stellenbeschreibung als organisatorisches Mittel und die Funktionen, die sie im Unternehmen zu erfüllen hat, werden im einzelnen auch durch den Führungsstil Ihres Unternehmens bestimmt.

Das Vorhandensein und das Funktionieren schriftlicher Stellenbeschreibungen in einem kooperativ geführten Unternehmen sind ein Indikator für eine entwickelte Organisations- und Führungskultur. Dies schlägt sich normalerweise auch in der Motivation der Mitarbeiter, in ihrer Leistung und in ihrer Identifikation mit dem Unternehmen nieder. Ihre volle Wirkung entfalten Stellenbeschreibungen jedoch erst zusammen mit verbindlichen Führungsgrundsätzen, die für das ganze Unternehmen gelten. Obgleich sich die Zielsetzungen bei der Einführung von Stellenbeschreibungen von Unternehmen zu Unternehmen nicht wesentlich unterscheiden, sind doch die Verfahren der praktischen Durchführung sehr unterschiedlich. Sowohl der Aufbau der Stellenbeschreibungsformulare und dementsprechend der Inhalt unterscheiden sich. Insbesondere ergeben sich grosse Unterschiede bei der Erfassung der Tätigkeiten für die Stellenbeschreibung.

Der Umfang der Mitwirkung von Stelleninhabern und Vorgesetzten wird, je nach Führungsstil, in Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Personalfachleute und Organisationsleiter haben zuweilen den Ehrgeiz, eigene Modelle zu entwickeln und dabei die besondere betriebliche Situation zu berücksichtigen. Auch das hat seine Vorteile. Mit selbst entwickelten Systemen und Verfahren können sich Führungskräfte und Mitarbeiter stärker identifizieren und selber in die Pflicht nehmen.

Sinn und Zweck von Stellenbeschreibungen

Detaillierte Stellenbeschreibungen, heutzutage oft auch Job Descriptions genannt, ermöglichen, nebst Informationen und Hinweisen für die Stellenbewertung, auch systematische Leistungsbewertungen und lassen Zielvereinbarungen nicht nur ableiten, sondern auch präziser formulieren. Weiterhin bieten Stellenbeschreibungen mannigfaches Potenzial hinsichtlich der Personalentwicklung beispielsweise bezüglich Weiterbildungsziele und Schwerpunkte der Weiterbildungsplanung und die Ausarbeitung systematischer Laufbahn –und Karriereplanungen.

Zielsetzung und Zweck der Stelle

In der Stellenbeschreibung sollte die Zielsetzung und der Zweck der Stelle, allenfalls in einer mittelfristigen und langfristigen Perspektive enthalten sein und sie sollte Aufschluss darüber geben, welche Ergebnisse, Leistungen und Qualifikationen vom Stelleninhaber erwartet werden. Damit sind für beide Seiten wesentliche Informationen für das Treffen von Zielvereinbarungen und die spätere Leistungsbewertung festgelegt. Kenntnisse und Kompetenzen, die für die Ausübung der Tätigkeit notwendig sind, sollten ebenfalls Bestandteile einer Stellenbeschreibung sein. Anhand dieser Punkte lässt sich ein konkreter Vergleich relevanter Voraussetzungen bei Stelleninhabern  durchführen und Entwicklungspotenziale können schneller identifiziert und auf neue Anforderungen ausgerichtet werden. Gerade bei der Personalgewinnung und bei Einstellungsentscheidungen sind solche Informationen von grosser Bedeutung.

Überblick über den Qualifizierungsstand und Know-how

In diesem Zusammenhang ist es auch möglich, für Mitarbeiter mit ähnlichen Tätigkeiten Kompetenzbündel zu bilden, die in zielgruppenbezogenen Interventionen, wie speziellen Trainings oder Coachings, bearbeitet und effizient organisiert werden können. Personalverantwortliche und Führungskräfte können sich auf der Basis von Stellenbeschreibungen schnell einen Überblick über den Qualifizierungsstand und Know-how –Bedarf bei den Mitarbeitern verschaffen.

Werden in der Stellenbeschreibung Handlungs- und Ermessensspielräume definiert, ist für die Tätigkeit des Stelleninhabers der Rahmen des betrieblichen Gesamtgefüges abzustecken. Somit gibt sie Mitarbeitern und Führungskräften auch Aufschluss über gegenseitige Erwartungen, Anforderungen und Ziele von Stelle und Aufgaben. Hier gibt es zahlreiche Potenziale, die in Stellenbeschreibungen stecken. Sie  tragen als aktiv genutztes Instrument auch wesentlich zu einer langfristig kosten- und leistungsorientierten Personalarbeit bei und sind bei Reorganisationen und strategischen Neuausrichtungen in deren Gesamtheit ein wichtiges Hilfs- und Informationsmittel. Das ist auch ein Aspekt, der gerade im Hinblick auf den bei jeweils guter Arbeitskonjunktur bestehenden und sich in Zukunft sicher noch verstärkenden Mangel an talentierten Fachkräften und qualifiziertem Personal, noch an Bedeutung zunehmen wird.

Ausrichtung auf die Wertschöpfungskette 

Moderne Stellenbeschreibungen orientieren sich nicht an internen Zielvorgaben und technischen Qualitätsansprüchen, sondern an der Wertschöpfungskette eines Unternehmens, also jenen Leistungen, die den grösstmöglichen Nutzen und Wert für Kunden und somit für das Unternehmen und dessen Ertragskraft erbringen. Eine solche Haltung beeinflusst dann die Gewichtung von Tätigkeiten, die Zielsetzungen und die Formulierungen und Erwartungen, die dann beispielsweise aus Kundensicht marktorientiert erfolgen und sich nicht nach internen Vorgaben richten.

Unternehmensstrategie und Kernkompetenzen

Weitere Leitplanken sind die Strategie eines Unternehmens und die dafür notwendigen Kernkompetenzen, die in Stellenbeschreibungen ihren Niederschlag finden sollten. Konkret und auf Stellenbeschreibungen herunter gebrochen heisst dies, dass bei der Strategie eines Unternehmens, vorwiegend in ausländischen Märkten zu wachsen, bei den Tätigkeiten eines Call Center Leiters Fremdsprachen und Verhandlungsgeschick mit anderen Kulturen eine Rolle spielen.

Kernkompetenzen wiederum sind jene Fähigkeiten und Kenntnisse, welche die Kernleistung eines Unternehmens ermöglichen und seine Stärken und Wettbewerbsvorteile ausmachen. Das heisst dann wiederum, dass bei Stellenzielen und Kerntätigkeiten jene Bereiche hervorgehoben werden sollten, welche diese Kernkompetenzen erhalten und fördern. Ist die Kernkompetenz eines Unternehmens beispielsweise das technologische Know-how in der Produktion, so sollte dies beispielsweise bei Stellenbeschreibungen von Produktionsleitern, Marketingleitern und Product Managern einfliessen.

Beitrag der Stelle zur Unternehmensleistung

Präzise und gehaltvolle Stellenbeschreibungen sollten auch Informationen zur Bedeutung einer Stelle und deren Beitrag zur Leistungserbringung des Unternehmens leisten. Damit wird eine ganzheitliche Informationsgrundlage geschaffen und kann auch als Analysehilfsmitte für Reorganisationen dienen.

Aufgaben und Verwendungszwecke

Jobprofile für jede einzelne Stelle des Unternehmens können, wenn sie als Führungsinstrument eingeführt werden, nicht  im Eiltempo aus dem Boden gestampft werden; sie erfordern – vor allem zu Beginn der Einführung – eine beträchtliche zeitliche Investition, umfassende Kommunikations- und Überzeugung-  und analytische Denkarbeit. Dabei geht es um mehr als eine oberflächliche Beschreibung, vielmehr steht eine eigentliche Auseinandersetzung mit der kleinsten organisatorischen Einheit im Unternehmen – eben einer Stelle, einer Funktion im Vordergrund, welche mit von mehreren Personen (Stelleninhaber- HR-Experte, Vorgesetzter) ausgefüllt werden kann.

Stellenbeschreibungen erfüllen ihren Zweck so gut wie die verantwortliche Person, die sie verfasst hat. Sie sind – umfassend und zukunftsgerichtet konzipiert und verfasst – ein äusserst wirksames Instrument für viele Situationen:

·          Ausschreibung von Stellen, inner- und ausserbetrieblich

·          Präzise Stellen-Porträtierung bei Vorstellungsgesprächen

·          Hilfsmittel für Einarbeitungsplan neuer Mitarbeiter

·          Förderung der Selbständigkeit der Mitarbeiter

·          Gehaltsplanung und Lohngespräche

·          Zielvereinbarung

·          Mitarbeitergespräche

·          Mitarbeiterförderung

·          Mitarbeiterqualifizierung

·          Standortbestimmungen

·          Personalplanung

·          Schnittstellenmanagement und Organisationsfragen

·          Kapazitätsplanung

·          Stellvertretungen

·          Job-Enrichment

·          Teambildung und Teamarbeit

·          Zeugnisabfassung

·          Informationsgrundlage und Factsheet für Bewerber in Kurzform

Voraussetzung sind natürlich die notwendigen Informationen. Weil sie bei all diesen Gelegenheiten nachgeführt werden, sind sie im allgemeinen aktuell und aussagekräftig. Man sollte das eher konservative und eingeschränkte Verständnis des Instrumentes Stellenbeschreibung eigentlich durch den ganzheitlicheren Begriff "Stellenbild" ersetzen. Die Ursache des mangelnden Nutzens und der eingeschränkten Verwendung liegt oft auch in der isolierten Betrachtung: Hier die Stelle mit ihren Aufgaben, Zielen, Kompetenzen, Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten – und auf der anderen Seite der Stelleninhaber, für den Angaben und Aufgaben gültig sein sollen. Aspekte und Fragen wie

·          in welche Ressorts und Prozesse die Stelle eingebunden ist

·          Anforderungs- und Qualifikationsniveau der Aufgaben

·          zu erwartenden und allenfalls ab- oder zunehmenden Zeitbedarf

·          Schnittstellenpartner und organisatorische Zusammenhänge

werden dadurch zu wenig beachtet. Bei der Interpretation des Führungsverständnisses gibt es zudem immer noch Vorgesetzte, die in der Stellenbeschreibung ein Kontroll- und Überwachungsinstrument sehen, ein Mittel zur Rechtfertigung und Klärung von Verantwortungs- und Zuständigkeitsfragen bei Pannen und Fehlern. Dies zeugt von einem falschen Verständnis, da das Stellenbild mit wenigen Ergänzungen und mit Hilfe der IT zum wirksamen Führungs- und Organisationsinstrument ausgebaut werden kann.

So liefert es nicht nur einen wertvollen Input zur Personalführung und zum Mitarbeitergespräch, sondern ist auch eine objektive Beurteilungsgrundlage für die Lohn-/Gehaltsfestlegung, für Organisations- und Positionsanalysen sowie praxisgerechte Tätigkeitsanalysen.

Hilfsmittel für klare Kompetenzenregelungen

Stellenbeschreibungen helfen auch Kompetenzüberschneidungen zu vermeiden. Jeder Mitarbeiter verfügt über eine eindeutige Definition seiner Aufgabenbereiche und kennt seine Befugnisse, Ziele und Aufgaben. Diskussionen über Zuständigkeiten und damit verbundene Reibungsverlusten und Kompetenzgerangel entstehend dadurch seltener. Wichtig und empfehlenswert ist auch, Stellenbeschreibungen flexibel zu halten.  Nehmen Sie in jede Stellenbeschreibung Hinweise auf, die Änderungen, Zeitanteile oder Erweiterungen der Aufgaben ermöglicht, z. B. "Änderungen vorbehalten" oder "und andere, dem Stellenzweck dienliche Tätigkeiten". Verweisen Sie in Arbeitsverträgen auch immer nur auf die Stellenbeschreibung "in ihrer jeweils gültigen Form". So bewahren Sie sich Ihr Direktionsrecht und ersparen sich etwaige Änderungskündigungen. Ein sinnvoller und klarer Grundsatz und auch eine Guide­­line beim Verfassen von Stellenbeschreibungen können je nachdem einerseits auch die Leistungen (Korrespondenz mit Kunden) und Ziele (Kundenfreundlichkeit und Kommunikation) sein und andererseits Informationen, für wen diese intern (Marketing) und extern (Kunden oder bestimmte Kundensegmente) mit welchen Anforderungen (stilsicher, prägnant und klar formuliert) erbracht werden sollte.

Motivation zur Akzeptanz von Stellenbeschreibungen

Dies ist eine zentrale Aufgabe, mit der letztlich auch die Qualität und Brauchbarkeit der Stellenbeschreibungen steht und fällt. Grundsätzlich erhöht man die Akzeptanz, in dem Stellenbeschreibungen immer wieder thematisiert werden, zur Sprache kommen oder als Arbeitsinstrument und Informationsquelle genannt, erwähnt und vor allem genutzt werden. Entscheidend ist aber die positive und konstruktive Verwendung in Situationen und mit Zielen, bei denen Führungskräfte und Mitarbeiter zu ihrem Vorteil profitieren und positive Resultate erkennen und sehen. Dies sollte nicht nur in der Praxis so realisiert, sondern – beispielsweise bei Aktualisierungen - auch kommuniziert werden. Einen positiven Nutzen erzielt man vor allem mit folgenden Massnahmen:

·          Der hohe Stellenwert für gute und hilfreiche Arbeitszeugnisse

·          Eine objektive Grundlage und Fakten für Gehaltserhöhungen

·          Ein wichtiges Instrument für Karriereplanung und Beförderungen

·          Ein äusserst objektives Instrument für Zielvereinbarungen

·          Aktive Mitarbeit und Einbezug von betroffenen Stelleninhabern

Flexibilität von Stellenbeschreibungen

Diese Anforderung ist bei der heutigen Dynamik von Veränderungen und neuen Herausforderungen, wie schon an anderer Stelle erwähnt, von besonderer Bedeutung. Dies, um Dynamik und Veränderungen Rechnung zu tragen, und Stellenbeschreibungen nicht schon wenige Wochen nach deren Erstellung Makulatur werden zu lassen, sondern auch, um nicht übermässig oft mit hohem Aufwand Stellenbeschreibungen aktualisieren und berichtigen zu müssen.

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

Diese sollten einerseits präzise verfasst werden, wo sie konkret beginnen und wo sie aufhören, andererseits aber nicht zu starr formuliert sein. Daraus folgt, dass Tätigkeiten und Verantwortungen also nicht zu sehr getrennt und nach Stellen- und Abteilungsmentalität vorgenommen werden sollten, sondern integrativ, prozessorientiert und in Kooperation mit Abhängigkeiten von anderen Unternehmenseinheiten.

Beispiel:      Der Leiter Qualitätskontrolle setzt seine Prüf- und Qualitätsziele einerseits nach technischen Vorgaben mit dem Produktionsleiter und andererseits aber auch mit dem Marketingleiter, nach dessen Kundenbedürfnissen ausgerichtet, gemeinsam fest.

Ganzheitliche und integrative Sichtweise

Nicht das Gärtchen-, Abteilungs- und Stellendenken, sondern die übergreifende Formulierung von Tätigkeiten und Aufgaben ist wichtig. Dies soll signalisieren, dass vom Stelleninhaber erwartet wird, dass er die Probleme anderer an der Leistungserbringung Beteiligten erkennt und an der Gesamtzielsetzung interessiert ist. Er soll auch ein ganzheitliches Verständnis für seine Arbeit entwickeln und Initiative aufbringen für die Behebung von Mängeln oder das Anstreben von Verbesserungen, die ausserhalb seines Stellenbereiches liegen.

Beispiel:       Die Kundendienstmitarbeiterin ist nebst einer kundenfreundlichen und kompetenten Kundenkommunikation auch verpflichtet, häufige Mängel und Reklamationen von Kunden an die Marketing- und Produktionsverantwortlichen weiterzuleiten und die Kundenbedürfnisse ganzheitlich zu verstehen und wahrzunehmen.

Entwicklungsfähigkeit von Tätigkeiten und Aufgaben

Tätigkeiten und Aufgaben verändern sich, entwickeln sich weiter, erhalten neue Prioritäten oder verfolgen andere und neue Ziele und Zwecke. Es geht hier auch um Personalentwicklungen, wichtige Voraussetzungen und das Aufzeigen der Dynamik einer Stelle.

Beispiel:       Die Kundendienstmitarbeiterin ist für den zuverlässigen, unterstützenden und zuvorkommenden Kundenumgang telefonisch und auf dem Korrespondenzweg verantwortlich. Digitale Kommunikationsinstrumente und deren Beherrschung wie E-Mails und SMS werden an Bedeutung gewinnen und gehören ebenso dazu.

Stellenbeschreibungen sind eine gute Grundlage zur konkreten Formulierung von Stellenanzeigen oder zur Abgabe von Stelleninformationen an Bewerber. Zwei solcher Beispiele finden Sie nachfolgend.