Leitfaden für die Motivation von Mitarbeitern
Eine Organisation ist nur dann voll funktionsfähig und operativ erfolgreich, wenn die Gesamtheit seiner Mitglieder Spaß an den zu erledigenden Aufgaben hat, bzw. diesen entwickeln kann. Gerade die Vielfalt der Fähigkeiten der einzelnen Organisationsmitglieder ist das Salz in der Suppe, das die funktionierende Organisation erst ausmacht.
Nicht grau und einfach wie ein einfacher Eintopf, nein bunt und vielfältig, wie Gewürze für ein Ratatouille.
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Die Basis für den Spaß an der Arbeit stellt individuelle Motivation dar.
Im Nachfolgenden werden verschiedene Möglichkeiten dargestellt, wie man über alle Hierarchiestufen hinweg Motivation – manchmal wie von selbst – wecken kann.
Dabei muss der Bogen sehr weit gespannt werden, um die Vielzahl externer und interner Einflüsse betrachten zu können.
Dieser Leitfaden befasst sich daher mit den Einflüssen durch:
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Merke:
Es gibt ursprünglich keine un- oder demotivierten Mitarbeiter – die oberste Aufgabe des Vorgesetzten ist es, sich mit dem Profil seiner Mitarbeiter zu befassen.
Dabei ist die Kernfrage folgende:
Schafft man es, dass verschiedene Menschen mit verschiedenen Charakteren über Motivation an der Arbeit gemeinsame Ziele vereinbaren?
Fazit:
Die Antwort lautet: JA
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Grundsätzlich müssen sich Führungskräfte die Frage stellen, wie sie mit ihren Mitarbeitern im Alltag umzugehen haben. Das Wichtigste ist für Mitarbeiter, das Gefühl ernst genommen zu werden und nichts ist leichter als das. Durch mitarbeitergerechte, gezielte Information kann jeder Mitarbeiter einbezogen werden. Sein Stellenwert in der Organisation, wie ein Zahnrad im Getriebe, wird transparent und plausibel gemacht.
Dabei gibt es für alle Hierarchieebenen verschiedene Ansätze der Information und Kommunikation.
Sinn dieser Besprechung ist es, tagesaktuelle Informationen zielorientiert und richtungweisend zu geben und zu dosieren.
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Der feste Termin für eine Frühbesprechung ist insofern wichtig, als dass die Terminierung zur Routine werden muss.
Keine Routine, die langweilt, aber eine Regelmäßigkeit, die verpflichtend ist.
Jeder definierte Teilnehmer ist fester Bestandteil der Besprechung und erhält die Gelegenheit, aber auch die Pflicht, den Termin und somit den Tag mitzugestalten.
Die Teilnehmer der Besprechung müssen sich darüber bewusst sein, dass der wahre Sinn nicht die Besprechung an sich ist, sondern die Information für die Planung des bevorstehenden Tages.
Eine halbe Stunde darf nicht überschritten werden, da die Besprechung sonst zu zeitraubend und unproduktiv wird.
Der festgelegte Moderator muss die Tagesbesprechung einberufen und auch durchführen pünktlich durchführen. Es kann nicht sein, dass man beliebig „eintrudelt“. Hier ist das Vorbild entscheidend, sonst geht Glaubwürdigkeit verloren, denn der Termin könnte aus dem Ruder laufen oder zumindest unkoordiniert ablaufen.
Es ist äußert wichtig eine feste Struktur für die Besprechung zu haben. Am Effektivsten kann man dies durch definierte Kennzahlen tun, die auf Listen basieren, die schnell durch den Moderator abgefragt werden können und der kurzfristigen Information dienen. Aber Vorsicht! Achten Sie auf aktuelle Daten, sonst haben Sie keinen Lenkungschararkter für den Tag.
Hierzu ein kleines schematisches Beispiel für eine schnelle Abfragemöglichkeit in einem Kommissionierbereich:
So eine einfache Steuerungstabelle können Sie für jeden, für die Tagessteuerung relevanten Bereich entwerfen.
Glauben Sie an die Motivation, die für alle Beteiligten aus so einer Frühbesprechung entstehen kann. Für das mittlere und untere Management entsteht ein Gruppengefühl.
Diese Vorgesetzten werden Ihre Rolle ganz klar ernstnehmen und ausfüllen.
Nutzen auch Sie diese Frührunde als ein Lenkungsinstrument, denn Sie haben die Möglichkeit kurze tagesrelevante Informationen zu geben.
Merke:
Geben Sie in einer täglich stattfindenden Frührunde vor allem den Gruppen- und Teamleitern ein regelmäßiges Forum.
Das motiviert sie für den ganzen Tag. Diese Motivation werden sie auf ihre Mitarbeiter übertragen.
Die Wochenbesprechung dient der gegenseitigen Information, Lösungsfindung, Unterstützung und der Festlegung kurz- bis mittelfristiger Ziele.
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Die festen Teilnehmer bestehen aus Abteilungsleitern und je nach Tagesordnungspunkten temporär aus deren Mitarbeitern, die Themen vortragen, vertreten und ggf. zur Diskussion stellen.
Ich empfehle in der Wochenmitte, in der ersten Hälfte des Nachmittags eine Besprechung für das mittlere Management einzuberufen.
Warum in der Wochenmitte und in der ersten Nachmittagshälfte?
Weil zu diesem Zeitpunkt schon die Möglichkeit zur Retrospektive besteht, aber auch ausreichend Zeit für die zweite Wochenhälfte ist, um Erfahrenes zu analysieren und notwendige Korrekturen vorzunehmen.
Die Organisation des Tagesgeschäfts ist am frühen Nachmittag in der Regel größtenteils erledigt und der frühe Zeitpunkt verhindert, dass die Zeit bis zum Arbeitsende zu knapp wird.
Keine Wochenbesprechung ohne Agenda, die mindestens 24, besser noch 48h vor dem Termin über eine Besprechungsanfrage kommuniziert wird. Nur so haben die Teilnehmer Gelegenheit, sich auf eigene Punkte und noch wichtiger auf die Themen der anderen vorzubereiten. Alles andere wäre nicht zielgerichtet und könnte leicht in eine unkoordinierte Besprechung abgleiten.
In der Struktur ist reihum ein Protokollführer zu benennen. Idealerweise erfolgt das alphabetisch und wird am Ende einer jeden Sitzung namentlich für die nächste Besprechung festgehalten.
Zunächst eröffnen Sie als „Chef“ die Runde, in dem Sie von übergeordneten Themen aus der Gesamtorganisation berichten. Der Gesamtüberblick ist das A und O in jeder Organisation. Diese Information erfolgt Top Down und hat strategischen Charakter.
Die Hauptpunkte steuern die Besprechungsteilnehmer gemäß Agenda bei. Jeder erhält ausreichend Gelegenheit, seine Punkte vorzutragen. Die Besprechungsteilnehmer dürfen Ihre Gedankengänge bis zum Ende vortragen – aussprechen lassen ist essentiell für einen konstruktiven Gesprächsverlauf.
Neben einer Wochenbetrachtung muss in dieser Besprechung auch das Gesamtziel der Organisation im Vordergrund stehen.
Die Woche bestimmt die Aktualität – die kurzfristigen operativen Aufgabenstellungen. Das ist wichtig, aber geprägt von Tagesanforderungen. Darüber hinaus kann die Organisation sich aber nur entwickeln, wenn in diesem Forum auch strategische Bestandteile diskutiert werden.
Welche können das sein?
Vom Tagesgeschäft losgelöste Ideen – Ideen von einzelnen Mitarbeitern, die ihren Teilbereich und damit die Gesamtorganisation optimieren wollen.
Hierzu ein kleines Beispiel aus dem Bereich Kundenservice:
Dem Leiter des Kundenservices fällt auf, dass auf Mahnschreiben keine Resonanz erfolgt – er schlägt vor, dass die erste schriftliche Mahnung durch einen Anruf ersetzt wird.
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Dieser Vorschlag führt zu einer Diskussion der Vor- und Nachteile, wird entweder abschließend entschieden oder zur Sammlung weiterer Argumente auf eine der nächsten Wochenbesprechungen vertagt.
Am Ende der Besprechung fasst der Protokollführer die Punkte zusammen. Zu diesem Zeitpunkt erhält jeder noch einmal Gelegenheit Punkte zu korrigieren oder kurze Sequenzen zu ergänzen.
Neben den Formalismen Agenda und Protokoll ist auch eine gezielte Delegation in diesem Gremium wichtig. Kein Punkt bleibt offen. Jede Protokollposition erhält Zuständigkeiten und Erledigungstermine.
Diese Übereinkunft erfolgt einvernehmlich und darf nicht übergestülpt werden.
Das Agreement ist äußerst wichtig für die Erledigung der definierten Punkte zum vereinbarten Termin.
Merke:
In diesem Forum lernen Sie zunehmend die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter kennen. Sie vertrauen Ihnen und dieses Vertrauen wird Ihnen zurückgespielt.
Merke:
Gemeinsamkeit schweißt zusammen
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Alle Mitarbeiter - ohne Ausnahme - in die Informationspolitik einzubeziehen, ist wichtig für die Motivation in Ihrer Organisation.
Nur so erreichen Sie ein erforderliches Maß an Loyalität. Diese Loyalität wiederum führt zu Motivation, denn wie bereits erwähnt ist nur das gemeinsam erarbeitete, oder ausgegebene Ziel für alle gültig und richtungweisend. Alle Mitarbeiter brauchen diese Form von Richtung - vom gewerblichen bis zum kaufmännischen Teammitglied.
Wie kann so eine Informationsveranstaltung aussehen und welche Punkte müssen unbedingt eingehalten werden?
Nichts ist ineffektiver und somit teurer für eine Organisation als das Warten auf verspätet eintreffende Nachzügler.
Warum?