Liebe Leserinnen und Leser,

SharePoint ist nicht mehr gleich SharePoint – oder doch? Und wenn nicht, was macht den Unterschied. Diesen und anderen Fragen fühlt diese Ausgabe unter dem Titel „Dual Use von SharePoint“ auf den Zahn. Denn inzwischen gibt es SharePoint als „normale“ On-Premise-Lösung und mit SharePoint Online in Office 365 als Software-as-a-Service-Angebot. Man kann SharePoint also wie gewohnt auf dem eigenen Server installieren oder dem aktuellen Trend folgend aus der Cloud beziehen. Die Schwerpunktartikel diskutieren die Vor- und Nachteile beider Angebote und zeigen, wie sie zusammenspielen, für welchen Einsatzzweck die einzelnen Varianten geeignet sind und welche Möglichkeiten eine hybride Nutzung bietet. In der Summe ergibt sich so ein Kriterienkatalog, der Ihnen hilft, eine Entscheidung für die eine oder andere Lösung bzw. die richtige Kombination aus beiden zu fällen.

Die Entwicklung von Cloud-Lösungen schreitet voran und damit die Erwartung von Mitarbeitern, Kunden und Partnern, die Vorzüge zu nutzen. Innovationen, neue Geschäftsmodelle und Serviceangebote werden daher zunehmend im Cloud-Umfeld zu finden sein. Hier gilt es, eine Balance zwischen den eigenen Möglichkeiten, den richtigen Datenschutzaspekten und den Anforderungen des Markts zu finden. Die geschickte „zweifache Nutzung“ von SharePoint bietet hier die Voraussetzung, das Beste aus beiden Welten zu verbinden.

In eigener Sache

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Mirko Schrempp,
Redakteur SharePoint Kompendium

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Browserbasierte Workflow-Modellierung mit Nintex for Office 365

Arbeit fließt durch die Cloud

Enrico Knapp und Fabian Moritz

Im September 2013 hat Nintex seine Produktfamilie erweitert und mit Nintex Workflow eines seiner erfolgreichsten Produkte auch für Office 365 veröffentlicht. Nachdem die App nun von vielen Nutzern getestet wurde und Praxiserfahrungen gesammelt wurden, wird es höchste Zeit für ein erstes Resümee.

Nintex-Freunde mussten ein wenig Geduld aufbringen, bis einer der größten Drittanbieter für SharePoint und Office 365 seine Steckenpferde Nintex Workflow und Nintex Forms in die Office-365-Plattform überführt hat. Ende September 2013 war es dann so weit: Nintex Workflow for Office 365 und Nintex Forms for Office 365 wurden als Vollversion im SharePoint Store verfügbar gemacht. Die bisherigen Key Features rund um SharePoint, Exchange und Lync Online bekommen damit gute Gesellschaft von leistungsstarken und einfach zu bedienenden Workflow-Modellierungswerkzeugen. Vergleichbar mit der On-Premise-Variante, setzt Nintex auf eine browserbasierte Bearbeitung von Workflows und einfach anpassbare Workflow-Bausteine, so genannte Workflow Aktionen – das war zu erwarten. Worin bestehen aber die Unterschiede zu den On-Premise-Versionen? Worauf müssen Workflow-Experten derzeit noch verzichten? Und welche neuen Features hat Nintex Workflow for Office 365 im Gepäck? Doch fangen wir erst einmal ganz von vorne an…

Was ist Nintex Workflow for Office 365?

SharePoint bietet sowohl in lokalen Installationen als auch in der Cloud eine mächtige und vielseitig einsetzbare Workflow-Plattform zur Abbildung von papierlosen Geschäftsprozessen aller Art. Workflows lassen sich üblicherweise über den SharePoint Designer gestalten und veröffentlichen. Nintex nutzt in seinen Workflow-Produkten die von SharePoint bereitgestellte Architektur, verzichtet dabei aber auf ein eigenes, clientbasiertes Modellierungswerkzeug. Alle Workflows lassen sich direkt über den Browser modellieren.

Für den Anwender hat das den Vorteil, dass er sich nicht mit den vielen weiteren Funktionen des SharePoint Designers und dessen teils sperrigen Masken auseinandersetzen muss. Auch kann er auf eine breit gefächerte Palette von Aktionen zurückgreifen, die die Möglichkeiten des SharePoint Designers deutlich übertrifft. Zudem lassen sich Nintex Workflows um weitere benutzerdefinierte Aktionen erweitern. Für den Administrator bieten die Nintex Workflows die Möglichkeit, einzelne Aktionen nur bestimmten Nutzern und Nutzergruppen zur Verfügung zu stellen oder sogar ganz zu verbieten.

Nintex hat eine weltweite Partnerlandschaft. Wer Unterstützung bei der Planung, Umsetzung oder Schulung benötigt, findet meist in seinem regionalen Umfeld einen geeigneten Partner [1]. Die Praxis hat bewiesen, dass sich die direkten Kunden in der Regel schnell mit den Modellierungswerkzeugen von Nintex zurechtfinden und der Einstieg in diese Technologie so mit eher geringen Projektkosten verbunden ist – zumindest bei einfachen Prozessbildern.

Wie kann ich Nintex Workflow in meiner Office-365-Website installieren?

Nintex Workflow for Office 365 wird, genauso wie andere Apps, über den SharePoint Store erworben. Ist es einmal in einer SharePoint-Online-Website aktiviert, erhalten Sie automatisch Aktualisierungen und neue Funktionen, genauso wie in SharePoint Online selbst. Manuelle Aktualisierungen und Wartungsarbeiten entfallen vollständig.

Um Nintex Workflow for Office 365 zur eigenen SharePoint-Online-Webseite hinzuzufügen, muss diese aus dem Store geladen werden. Hierfür kann im SharePoint Store wahlweise nach Nintex Workflow for Office 365 oder der App-ID „WA104114857“ gesucht werden.

Mit dem Hinzufügen der App ändert sich für Sie zunächst gar nichts, außer dass Nintex Workflow mit Ihrem SharePoint Online Tenant verbunden wird. Dadurch besteht von nun an die Möglichkeit, von jeder SharePoint-Online-Website aus die Nintex-Workflow-App hinzuzufügen (Abb. 1).

Abb. 1: Nintex Workflow for Office 365 wird als App bereitgestellt

Erst mit dem Hinzufügen der Nintex-App in einer einzelnen SharePoint-Website treten die Nintex Workflows für den Anwender in Erscheinung. Doch dazu später mehr.

Was kostet mich Nintex Workflow for Office 365?

Nintex bietet seine Office-365-Workflow-Lösung auf Basis eines jährlichen Abonnements an. Die tatsächlichen Kosten sind von der Anzahl der Benutzer im Tenant abhängig. Je 100 Benutzer muss ein Paket zu 180 Euro pro Jahr gebucht werden. Das gleiche Lizenzmodell gilt übrigens auch für das Produkt Nintex Forms for Office 365.

Wer in die Funktionen von Nintex Workflow reinschnuppern möchte, dem bietet sich die Möglichkeit, die Workflows mit vollem Funktionsumfang für 30 Tage zu testen. Hierfür kann die App einfach zur eigenen SharePoint-Online-Webseite hinzugefügt werden. Beim Öffnen des Nintex Workflow Designers informiert ein Dialog über die noch verbleibenden Tage, bis eine Lizenzierung notwendig wird (Abb. 2).

Lässt man die Zeit verstreichen, werden die Workflows deaktiviert und der Workflow Designer ist nicht mehr nutzbar. Es ist allerdings immer noch möglich, die Workflows und den Designer durch eine nachträgliche Lizenzierung zu reaktivieren, ohne Daten zu verlieren.

Abb. 2: Nintex bietet seine Workflow-Lösung mit einer 30-tägigen Testphase an

Wie kann ich Nintex Workflow for Office 365 nutzen?

Auch in Office 365 verfolgt Nintex mit seiner Workflow-Lösung vor allem ein Ziel: Workflows sollen schnell und ohne zusätzliche Software über den Browser modelliert und angepasst werden können. Dabei sollen sich die Workflows durch klar angezeigte Verzweigungen und verständliche Symbole weitgehend selbst erklären. Ähnlich wie in der On-Premise-Version stehen auch hier zwei Workflow-Typen zur Verfügung:

1. Listen-Workflows arbeiten mit Elementen bzw. Dokumenten aus einer bestimmten Liste oder Bibliothek. Sie können z. B. beim Erstellen oder Ändern von Elementen in Listen ausgeführt werden. List Workflows eigenen sich damit etwa für Genehmigungsprozesse oder für die Verarbeitung von Metadaten eines Elements der Liste.
2. Website-Workflows arbeiten beispielsweise mit Informationen aus mehreren Listen oder und bilden übergeordnete Prozesse mit Informationen der aktuellen Website ab. Diese Workflows werden typischerweise dazu eingesetzt, regelmäßige Aufräumarbeiten auszuführen (z. B. Information an Nutzer mit ausgecheckten Dokumenten). Sie können auch alle Benutzer einer Website über Neuigkeiten informieren oder Informationen über mehrere Listen hinweg aktualisieren.

Wer bereits mit den Nintex-Workflow-Varianten für lokale Installationen Erfahrung hat, wird sich schnell in der Lösung für Office 365 zurechtfinden. Nach dem Hinzufügen der App zu einer SharePoint-Webseite integrieren sich die Nintex Workflows direkt in den SharePoint Ribbon von Listen und Bibliotheken (Abb. 3).

Abb. 3: Nintex Workflow for Office 365 integriert sich direkt in den SharePoint Ribbon

Ein Klick auf das Nintex-Symbol bringt den Benutzer direkt in den gewohnten grafischen Designer (Abb. 4). Nur die leicht veränderte Darstellung der Workflow-Aktionssymbole sowie der kryptische URL im Browser lassen erahnen, dass unter der Haube einiges passiert ist, um den Herausforderungen einer Cloud-Anwendung zu begegnen.

Auch in der SharePoint-Online-Version der Nintex Workflows stehen die üblichen Aktionen für die Abbildung von Prozessen zur Verfügung. Workflows lassen sich mit Bedingungen und Schleifen ausstatten, können Elementeigenschaften auslesen und bearbeiten und bieten die Möglichkeit, Benutzern Aufgaben zuzuweisen. So lassen sich Klassiker von Freigabeworkflows bis hin zu komplexen Berechnungen über Workflows in SharePoint Online genauso einfach abbilden wie in On-Premise-Installationen. Darüber hinaus ist es möglich, Daten von externen Quellen über Web Services einzubinden und sie so in eigenen Workflows zu verwenden. Über diesen Weg lassen sich beispielsweise auch lokale Informationen aus dem Active-Directory-Verzeichnisdienst in SharePoint-365-Workflows nutzen. Weitere Aktionen ermöglichen die Erstellung und Bearbeitung von Elementen in anderen SharePoint-Online-Websites des Unternehmens oder die Interaktion mit Diensten wie Yammer und Twitter.

Wer über die Standardfunktionen hinausgehen möchte, bekommt im Nintex Store eine ganze Reihe weiterer so genannter Action Packs zur Integration von Exchange Online, OneDrive und vielen weiteren Diensten (Abb. 5).

Abb. 4: Über den Designer lassen sich neue Workflows modellieren

Genauso wie in On-Premise-Installationen lassen sich frühere Versionen eines Workflows jederzeit einsehen und wiederherstellen. Über Import-/Export-Funktionen können Workflows gesichert und ggf. verteilt werden.

Zugegebenermaßen ist der Funktionsumfang von Nintex Workflow for Office 365 im Vergleich zum großen Bruder noch eingeschränkt. Das zeigt sich unter anderem daran, dass die derzeit 77 verfügbaren Aktionen in Nintex Workflow for Office 365 trotz zahlreicher Office-365-spezifischer Aktionen und Social Features nicht an die fast 90 Aktionen der Nintex-Workflow-2013-Standardedition heranreichen.

Abb. 5: Nintex Store Packs erweitern die Funktionen von Nintex Workflow for Office 365

So fehlt der Onlinevariante z. B. die beliebte Aktion „Flexi Aufgabe“. Mit ihr lassen sich Mehrheitsentscheidungen mit beliebigen Ergebnissen abbilden, die häufig eine Herausforderung bei der Prozessmodellierung darstellen. Auch gibt es keine Möglichkeit, auf die Profile der SharePoint-Benutzer zuzugreifen, um mit deren Eigenschaften zu arbeiten.

Gleichzeitig bietet die Office-365-Lösung aber auch interessante Aktionen für die Provisionierung von Benutzern in SharePoint-Online-Umgebungen wie das Zuweisen eines Lizenzplans zu einem Benutzer, das Zurücksetzen von Kennwörtern oder das Sperren von Nutzern.

Fazit

Mit seiner App Nintex Workflow for Office 365 bietet Nintex eine hervorragende Lösung für Office 365 zur Modellierung und Verwaltung digitaler Prozesse und zeigt ganz nebenbei, wozu eine App in SharePoint Online überhaupt fähig sein kann. Kenner der On-Premise-Versionen der Workflows können quasi nahtlos mit der Office-365-Version weiterarbeiten. Neueinsteiger werden durch klare Masken und Dialoge mit der Lösung schnell Resultate erzielen.

Gleichzeitig merkt man aber, dass es sich noch um ein sehr junges Produkt handelt, etwa daran, dass nicht alle Workflow-Aktionen ins Deutsche übersetzt wurden oder einfache Funktionen wie die Beschriftung von Aktionen mit erläuternden Bezeichnungen derzeit noch nicht möglich sind. Nintex arbeitet jedoch daran, den Funktionsumfang weiter dem der lokalen Versionen anzugleichen. So lernte die Nintex-Workflow-for-Office-365-App im Januar quasi über Nacht die Export-/Import-Funktion kennen, ohne dass seitens des Office-365-Kunden Patches oder Einstellungen notwendig waren.

Derzeit ist es noch nicht möglich, die Office-365-Version auch in On-Premise-Installationen zu verwenden oder Workflows zwischen beiden Produkten auszutauschen. Auch fehlen der Onlinevariante noch ein paar liebgewonnene Features. Dennoch bietet der aktuelle Versionsstand viele Funktionen, um alle üblichen Geschäftsprozesse schnell und einfach abzubilden. Mit den erhältlichen Action Packs wird der Funktionsumfang der Workflows schon deutlich ausgebaut. Zukünftige Packs werden den Funktionsumfang weiter steigern und die Lücke zur Nintex-Workflow-Standardedition für lokale Installationen immer weiter schließen.

Die dreißigtägige Testzeit reicht gerade aus, um eine grobe Idee von den Möglichkeiten zu entwickeln, die diese Workflow-Lösung bietet.

Enrico Knapp ist Senior Consultant für Webportale bei der ITaCS GmbH in Berlin. Seine Spezialisierungen liegen in der Konzeption von Intranet- und Zusammenarbeitsportalen sowie in der Planung, Optimierung und Umsetzung von Geschäftsprozessen aller Art. Sie erreichen ihn unter enrico.knapp@itacs.de